Informativa sul trattamento dei dati

Themis è un applicativo di gestione per studi legali. Questa informativa spiega quali dati il servizio tratta, per quali finalità e con quali strumenti, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Titolare del trattamento

I dati identificativi del titolare del trattamento sono in aggiornamento. Le nuove registrazioni restano sospese fino al loro completamento.

Due livelli distinti di responsabilità

Rispetto ai dati dei propri assistiti, lo studio legale che usa Themis è il titolare del trattamento: decide lui quali fascicoli caricare e perché. Themis agisce come responsabile del trattamento, per conto dello studio e secondo le sue istruzioni.

Rispetto ai dati dell'account dello studio (indirizzo email, credenziali di accesso, dati di fatturazione, registro degli accessi), il titolare del trattamento è chi gestisce Themis.

Quali dati vengono trattati

Dati identificativi e di contatto di chi accede; dati dei clienti e dei fascicoli inseriti dallo studio, compresi documenti che possono contenere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) e dati relativi a reati e condanne (art. 10 GDPR), inevitabili nell'esercizio della professione forense; messaggi di posta elettronica certificata delle caselle che lo studio decide di collegare; dati di pagamento, gestiti direttamente dal fornitore del servizio di incasso e mai conservati da Themis.

Dati dell'account Google (Google Calendar)

Il collegamento a Google Calendar è facoltativo e si attiva solo su richiesta esplicita dello studio. Se attivato, Themis richiede l'autorizzazione agli ambiti calendar.events (lettura e scrittura degli eventi) e userinfo.email (l'indirizzo dell'account collegato, mostrato nelle impostazioni perché si sappia quale account è in uso).

Questi dati sono usati esclusivamente per due operazioni volute dall'utente: copiare nel suo Google Calendar gli impegni che crea dentro Themis, e — solo quando preme il comando di importazione — leggere gli eventi del periodo che indica per riportarli nel calendario di Themis.

I dati ottenuti dalle API di Google non vengono venduti, ceduti a terzi, usati per pubblicità, per profilazione o per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né letti da personale umano salvo esplicita richiesta di assistenza dell'utente, obbligo di legge o necessità di sicurezza. L'uso dei dati ricevuti dalle API di Google è conforme alla Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use).

Il token che consente il collegamento è conservato cifrato e può essere revocato in qualsiasi momento dalle impostazioni di Themis ("Scollega") — che ne richiede anche la revoca a Google — oppure direttamente dalla pagina delle autorizzazioni dell'account Google.

Collegamento WhatsApp

Il collegamento di un numero WhatsApp è facoltativo e si attiva solo su richiesta esplicita dello studio, che deve usare un numero dedicato all'attività e non quello personale di un professionista. Se attivato, i messaggi ricevuti sul numero collegato sono letti da Themis per proporre allo studio scadenze e bozze di risposta: nessun appuntamento viene aggiunto al calendario e nessuna risposta viene inviata senza una decisione esplicita di chi lavora nello studio.

Il collegamento non utilizza l'interfaccia ufficiale messa a disposizione da Meta per le aziende, ma un servizio che replica il funzionamento di WhatsApp Web: i messaggi restano cifrati nella rete di WhatsApp/Meta secondo le garanzie di quella piattaforma, e sono cifrati anche presso Themis prima di essere archiviati, con la stessa modalità usata per i documenti dei fascicoli.

Come sono protetti

Ogni documento caricato è cifrato prima di essere archiviato, con una chiave derivata dallo studio a cui appartiene: nessuno studio può leggere i documenti di un altro. Le credenziali delle caselle PEC e i token di Google sono conservati cifrati e non sono mai leggibili dall'interfaccia. L'accesso ai dati è ristretto per studio a livello di database.

Fornitori che trattano dati per conto di Themis

Infrastruttura di database e archiviazione, hosting dell'applicazione, servizio di pagamento, invio delle email di servizio, il fornitore del modello di intelligenza artificiale — limitatamente ai documenti e ai messaggi che l'utente sceglie di sottoporre all'assistente — e, se il collegamento WhatsApp è attivato, WhatsApp/Meta come gestore della rete di messaggistica e il servizio che mantiene attiva quella connessione per conto dello studio. I contenuti inviati all'assistente non vengono usati per addestrare modelli. L'elenco aggiornato dei fornitori, con le relative garanzie per i trasferimenti extra-UE, è disponibile su richiesta.

Per quanto tempo

I dati dei fascicoli restano finché lo studio mantiene attivo il proprio account e non li elimina. Alla cessazione del rapporto i dati sono cancellati o restituiti secondo le istruzioni dello studio, fatti salvi gli obblighi di conservazione di legge.

I diritti dell'interessato

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità (artt. 15-22 GDPR) si esercitano scrivendo al contatto indicato sopra. Chi ritiene che il trattamento violi il Regolamento può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Quando i dati riguardano l'assistito di uno studio, la richiesta va rivolta allo studio, che ne è titolare.